Подпишитесь на наши обновления
Not-to-do-list: зачем составлять список дел, которыми не нужно заниматься
Как правильно распределить свое время и понять, что первостепенно важно? Какие дела подождут, а какие требуют незамедлительного исполнения. А может, вовсе их отложить и никогда к ним не возвращаться? Not-to-do-list — это список задач, составив который вы поймете точно, что вам действительно неважно. Авторка Мадина Нуркина в новой колонке для The Voice Media разобралась, почему вам стоит составить этот список.
Для чего делать списки
Иногда очень сложно разграничивать дела на важные и совсем нам ненужные. Чтобы не забыть что-то важное, мы составляем список необходимых задач: с помощью заметок на телефоне, специальных планеров, а кто-то и вовсе отмечает дела на листочке и крепит магнитом к холодильнику.
Такой ритуал упрощает процесс запоминания, ведь не у всех идеальная память, особенно когда дел очень много. Эта привычка вовлекает нас в активный процесс обработки информации. Когда мы формулируем, что именно нужно сделать или какую мысль стоит запомнить, мы вынуждены ее проанализировать и структурировать, что способствует закреплению этой мысли в памяти. Такой подход задействует когнитивные процессы, которые помогают лучше усваивать информацию.
Есть несколько исследований, которые это подтверждают. Исследование Принстонского и Калифорнийского университетов в Лос-Анджелесе показало, что студенты, которые конспектировали лекции от руки, лучше запоминали и понимали материал по сравнению с теми, кто просто слушал или записывал его с помощью клавиатуры. Исследователи объясняют: при ручном конспектировании люди обрабатывают и формулируют информацию своими словами, а не копируют ее дословно, что способствует более глубокой обработке.
Кроме того, список задач служит своеобразным якорем: когда вы его составляете, создается «памятный след» в вашей голове, даже если вы в него не заглядываете.
Такой ритуал упрощает процесс запоминания, ведь не у всех идеальная память, особенно когда дел очень много. Эта привычка вовлекает нас в активный процесс обработки информации. Когда мы формулируем, что именно нужно сделать или какую мысль стоит запомнить, мы вынуждены ее проанализировать и структурировать, что способствует закреплению этой мысли в памяти. Такой подход задействует когнитивные процессы, которые помогают лучше усваивать информацию.
Есть несколько исследований, которые это подтверждают. Исследование Принстонского и Калифорнийского университетов в Лос-Анджелесе показало, что студенты, которые конспектировали лекции от руки, лучше запоминали и понимали материал по сравнению с теми, кто просто слушал или записывал его с помощью клавиатуры. Исследователи объясняют: при ручном конспектировании люди обрабатывают и формулируют информацию своими словами, а не копируют ее дословно, что способствует более глубокой обработке.
Кроме того, список задач служит своеобразным якорем: когда вы его составляете, создается «памятный след» в вашей голове, даже если вы в него не заглядываете.
Тим Феррис
Что за not-to-do-list?
А что, если взглянуть на такой способ запоминания информации под совершенно другим углом?
Так и поступил Тим Феррис — американский предприниматель, писатель, инвестор и подкастер, известный своими исследованиями в области продуктивности, личной эффективности и оптимизации жизни. Его самая популярная книга, «4-часовая рабочая неделя», вышедшая в 2007 году, стала международным бестселлером и предложила новый подход к работе, основанный на аутсорсинге, автоматизации и минимизации усилий для достижения максимальных результатов.
Феррис стал известен как экспериментатор: он тестировал различные методики и практики на себе, чтобы найти наиболее эффективные способы достижения целей с минимальными усилиями. В своем подкасте The Tim Ferriss Show он общается с экспертами в самых разных областях — от бизнеса и психологии до спорта и искусства, — изучая их подходы к работе и жизни.
В одном из выпусков подкаста он описал концепцию Not-to-do-list — списка бесполезных дел, которые плохо влияют на продуктивность. Списки ненужных дел, или так называемые антисписки, несрочные списки, могут оказаться действительно полезными — они позволяют еще точнее определить границы между важными делами и теми, что только сбивают вас. Давайте взглянем на not-to-do-list, который предлагает сам Феррис.
Не отвечать на звонки с неизвестных номеров.
Феррис советует избегать ответов на звонки от незнакомых номеров, поскольку они часто отнимают время и могут быть связаны с нерелевантными или отвлекающими вопросами. Вместо этого он предлагает перезванивать только тогда, когда у вас есть свободное время или если звонок действительно важен.
Не проверять сообщения и почту постоянно.
Постоянная проверка почты и мессенджеров не дает сосредоточиться. Чтобы не отвлекаться, лучше проверять их в установленные промежутки времени, например утром и вечером.
Не проверять почту утром и в конце дня.
Проверка электронной почты с утра или на ночь сбивает с продуктивного ритма и может привести к тому, что вы начнете заниматься срочными, но не важными делами. Феррис советует выделять конкретное время для работы с почтой, чтобы не отвлекаться на нее в ключевые часы фокусировки.
Не соглашаться на встречи без четкой повестки дня и целей.
Встречи, не имеющие конкретных целей и повестки дня, часто оказываются пустой тратой времени. Феррис рекомендует соглашаться только на те встречи, где указана конкретная тема, цель и вопросы, которые планируется обсудить.
Не носите «цифровой поводок» в режиме 24/7.
Как минимум один день в неделю оставляйте свой смартфон в месте, где вы не сможете легко до него добраться. Если вы не можете без него прожить и дня, то вам, вероятно, особенно необходим этот совет.
Не тратьте ресурсы на клиентов, которые приносят мало прибыли, но занимают много времени.
Примените анализ 80/20 к своей клиентской базе. Определите, какие 20% клиентов приносят вам 80% прибыли, а какие 20% занимают 80% вашего времени. Минимизируйте взаимодействие с самыми проблемными и менее продуктивными клиентами, переведите их на автопилот. Разработайте для них руководство с четким количеством допустимых звонков и временем ответа. Не бойтесь устанавливать правила: если клиенту это не подходит, направьте его к другим поставщикам. Помните, что иногда нужно уметь «увольнять» клиентов, чтобы сохранить эффективность и прибыльность вашего бизнеса.
Не держать открытыми несколько задач одновременно (избегать многозадачности).
Многозадачность создает иллюзию продуктивности, но на самом деле снижает эффективность, так как рассеивает внимание. Феррис предлагает сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз, чтобы добиться лучшего качества и быстроты работы.
Не позволять людям отвлекать вас не по делу.
Это подразумевает не отказ от неформальных отношений с коллегами, а скорее умение вежливо выставить границы, когда вы реально заняты. Например, сообщить, что у вас через 10 минут встреча с клиентом и вам нужно 5 минут для того, чтобы к ней подготовиться.
Не ждать момента, когда работа станет вашей жизнью.
Следует помнить, что работа хоть и важная составляющая жизни, но это не вся жизнь, и защищать время, которое планируется провести с близкими, «с той же свирепостью, с которой вы бьетесь за получение тендера».
Это яркий пример списка ненужных дел. Обязателен ли он? Вовсе нет. У каждого из нас свои обстоятельства, стиль жизни и сфера деятельности. Существует множество рекомендаций по созданию «списка недел», и только вам решать, какие из них применять.
Так и поступил Тим Феррис — американский предприниматель, писатель, инвестор и подкастер, известный своими исследованиями в области продуктивности, личной эффективности и оптимизации жизни. Его самая популярная книга, «4-часовая рабочая неделя», вышедшая в 2007 году, стала международным бестселлером и предложила новый подход к работе, основанный на аутсорсинге, автоматизации и минимизации усилий для достижения максимальных результатов.
Феррис стал известен как экспериментатор: он тестировал различные методики и практики на себе, чтобы найти наиболее эффективные способы достижения целей с минимальными усилиями. В своем подкасте The Tim Ferriss Show он общается с экспертами в самых разных областях — от бизнеса и психологии до спорта и искусства, — изучая их подходы к работе и жизни.
В одном из выпусков подкаста он описал концепцию Not-to-do-list — списка бесполезных дел, которые плохо влияют на продуктивность. Списки ненужных дел, или так называемые антисписки, несрочные списки, могут оказаться действительно полезными — они позволяют еще точнее определить границы между важными делами и теми, что только сбивают вас. Давайте взглянем на not-to-do-list, который предлагает сам Феррис.
Не отвечать на звонки с неизвестных номеров.
Феррис советует избегать ответов на звонки от незнакомых номеров, поскольку они часто отнимают время и могут быть связаны с нерелевантными или отвлекающими вопросами. Вместо этого он предлагает перезванивать только тогда, когда у вас есть свободное время или если звонок действительно важен.
Не проверять сообщения и почту постоянно.
Постоянная проверка почты и мессенджеров не дает сосредоточиться. Чтобы не отвлекаться, лучше проверять их в установленные промежутки времени, например утром и вечером.
Не проверять почту утром и в конце дня.
Проверка электронной почты с утра или на ночь сбивает с продуктивного ритма и может привести к тому, что вы начнете заниматься срочными, но не важными делами. Феррис советует выделять конкретное время для работы с почтой, чтобы не отвлекаться на нее в ключевые часы фокусировки.
Не соглашаться на встречи без четкой повестки дня и целей.
Встречи, не имеющие конкретных целей и повестки дня, часто оказываются пустой тратой времени. Феррис рекомендует соглашаться только на те встречи, где указана конкретная тема, цель и вопросы, которые планируется обсудить.
Не носите «цифровой поводок» в режиме 24/7.
Как минимум один день в неделю оставляйте свой смартфон в месте, где вы не сможете легко до него добраться. Если вы не можете без него прожить и дня, то вам, вероятно, особенно необходим этот совет.
Не тратьте ресурсы на клиентов, которые приносят мало прибыли, но занимают много времени.
Примените анализ 80/20 к своей клиентской базе. Определите, какие 20% клиентов приносят вам 80% прибыли, а какие 20% занимают 80% вашего времени. Минимизируйте взаимодействие с самыми проблемными и менее продуктивными клиентами, переведите их на автопилот. Разработайте для них руководство с четким количеством допустимых звонков и временем ответа. Не бойтесь устанавливать правила: если клиенту это не подходит, направьте его к другим поставщикам. Помните, что иногда нужно уметь «увольнять» клиентов, чтобы сохранить эффективность и прибыльность вашего бизнеса.
Не держать открытыми несколько задач одновременно (избегать многозадачности).
Многозадачность создает иллюзию продуктивности, но на самом деле снижает эффективность, так как рассеивает внимание. Феррис предлагает сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз, чтобы добиться лучшего качества и быстроты работы.
Не позволять людям отвлекать вас не по делу.
Это подразумевает не отказ от неформальных отношений с коллегами, а скорее умение вежливо выставить границы, когда вы реально заняты. Например, сообщить, что у вас через 10 минут встреча с клиентом и вам нужно 5 минут для того, чтобы к ней подготовиться.
Не ждать момента, когда работа станет вашей жизнью.
Следует помнить, что работа хоть и важная составляющая жизни, но это не вся жизнь, и защищать время, которое планируется провести с близкими, «с той же свирепостью, с которой вы бьетесь за получение тендера».
Это яркий пример списка ненужных дел. Обязателен ли он? Вовсе нет. У каждого из нас свои обстоятельства, стиль жизни и сфера деятельности. Существует множество рекомендаций по созданию «списка недел», и только вам решать, какие из них применять.
Как составить not-to-do-list
Каждый может составить свой личный список того, чего не стоит делать, опираясь на свои обстоятельства. Такие списки будут различаться в зависимости от того, кем вы работаете. Может, вы предприниматель с большим опытом, или стажер в новой компании, или мама в декрете, а может, спортсмен или студент. Важно сосредоточиться на задачах, действиях и привычках, которые мешают вам быть продуктивным или чувствовать себя хорошо. Вот несколько шагов, которые помогут создать такой список.
Проанализируйте свои привычки: подумайте, какие действия или привычки негативно сказываются на вашем времени, энергии или ментальном состоянии. Это могут быть бессмысленные траты времени, прокрастинация или вредные привычки.
Определите, что мешает вам достигать целей: составьте список вещей, которые отвлекают вас от важных задач, таких как:
Проанализируйте свои привычки: подумайте, какие действия или привычки негативно сказываются на вашем времени, энергии или ментальном состоянии. Это могут быть бессмысленные траты времени, прокрастинация или вредные привычки.
Определите, что мешает вам достигать целей: составьте список вещей, которые отвлекают вас от важных задач, таких как:
- Просмотр социальных сетей без цели.
- Отложенные задачи, которые создают стресс.
- Бесполезные встречи.
- Перфекционизм в неважных задачах.
- «Не проверять электронную почту чаще двух раз в день».
- «Не заходить в соцсети во время работы».
- «Не участвовать в спорах в интернете».
- «Не соглашаться на встречу, если она не нужна».
- «Не начинать день с перепроверки задач».